Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 1 oktober 2026 · Kaivo B.V. (KvK 99924854) · Eindhoven

Kernprincipe: Dataminimalisatie Kaivo verzamelt uitsluitend persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het correct functioneren van het reserveringssysteem en de beveiliging van uw horecazaak. Wij verkopen geen gegevens aan derden en gebruiken geen commerciële trackingcookies of advertentienetwerken.

1. Wie zijn wij en wat is onze rol?

Kaivo levert software voor reserverings- en tafelbeheer aan de horeca. Afhankelijk van de situatie vervult Kaivo een andere juridische rol onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

Voor Horecaondernemers (Klantaccounts): Kaivo treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de veilige verwerking van uw account-, facturatie- en inlogbeveiligingsgegevens.
Voor Restaurantgasten: Het restaurant waar de gast reserveert is de verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt het doel van de gegevensverwerking. Kaivo treedt op als verwerker en verwerkt deze gegevens strikt in opdracht van het restaurant.

2. Bewaartermijnen & Automatische Anonimisering

Wij hanteren het kortst mogelijke bewaartermijn dat functioneel en juridisch noodzakelijk is:

Categorie	Termijn	Doel & Beleid
Gastgegevens	30 Dagen	Na 30 dagen worden naam, e-mail en telefoonnummer automatisch geanonimiseerd. Anonieme tellingen blijven bewaard voor de fiscale administratie van het restaurant.
Beveiligingslogboeken	180 Dagen	Inlog- en auditlogs worden tijdelijk bewaard voor fraudepreventie en accountbeveiliging, waarna ze definitief worden gewist.
Vertrouwde Apparaten	90 Dagen	Veilige browserherkenning voor twee-stapsverificatie vervalt automatisch na 90 dagen inactiviteit.

3. Beveiliging van Dieetwensen en Allergieën

Opmerkingen van gasten kunnen medische allergieën of dieetwensen bevatten. Kaivo beveiligt deze invoer met sterke AES-256-GCM versleuteling op de database. Deze gegevens worden nooit als platte tekst in back-ups of logs opgeslagen en worden na afloop van de bewaartermijn automatisch opgeschoond.

4. Cookies & Sessiebeheer

Kaivo plaatst uitsluitend technische cookies die noodzakelijk zijn om veilig in te loggen en de dienst te leveren:

Sessiecookie: Houdt uw veilige verbinding in stand zolang u bent ingelogd in het dashboard.
Apparaatbeveiliging: Detecteert ongebruikelijke inlogpogingen vanaf nieuwe apparaten ter bescherming tegen accountovername.

5. Uw Rechten

Zowel restaurants als gasten hebben recht op transparantie en controle over hun gegevens conform de AVG:

Inzage & Export: Restaurants kunnen via de instellingenpagina direct alle gekoppelde gegevens van een gast downloaden in een gestructureerd formaat.
Verwijdering & Anonimisering: Gasten kunnen via het restaurant of direct een verzoek indienen tot onmiddellijke anonimisering van hun gast- of profielgegevens.
Correctie: Eventuele onjuiste gegevens kunnen direct worden gecorrigeerd in uw account of in het actieve reserveringsoverzicht.

Contact & Vragen

Heeft u vragen over ons privacybeleid of gegevensbescherming? Neem direct contact op via privacy@joinkaivo.com.