Verwerkersovereenkomst (DPA)

Laatst bijgewerkt: 1 oktober 2026 · Conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Doel van deze overeenkomst Deze verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement) legt de bindende afspraken vast tussen de horecaonderneming (verwerkingsverantwoordelijke) en Kaivo B.V. (verwerker) aangaande de vertrouwelijke, beveiligde en doelgebonden verwerking van persoonsgegevens.

Partijen bij deze overeenkomst

Deze overeenkomst is automatisch en integraal van toepassing bij het gebruik van het Kaivo softwareplatform tussen de volgende partijen:

Dienstverlener (Verwerker): Kaivo B.V., gevestigd te Eindhoven, geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99924854.
Horecagelegenheid (Verwerkingsverantwoordelijke): Het aangesloten restaurant of horecabedrijf dat een account en licentie aanhoudt binnen het Kaivo Dashboard.

1. Onderwerp en Dienstverlening

Kaivo levert software voor het beheren van restaurantreserveringen, tafelbezetting en gastcommunicatie. Kaivo verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van het restaurant en conform de instellingen en schriftelijke instructies van de restaurantbeheerder.

2. Categorieën van Gegevens

In het kader van de dienstverlening worden de volgende categorieën van gegevens verwerkt:

Reserveringsdetails: Naam, telefoonnummer, e-mailadres, datum, tijd, tafelnummer en groepsgrootte.
Dieetwensen & Allergieën: Eventuele medische allergieën of wensen ingevoerd door de gast, versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM) ter bescherming van diens gezondheid tijdens het bezoek.
Medewerkersaccounts: Naam, werk-e-mailadres en rol binnen het dashboard (beheerder, host of bediening).

3. Bewaartermijn & Automatische Opschoning

Persoonsgegevens van restaurantgasten worden maximaal 30 dagen na de datum van het bezoek bewaard. Dit termijn is vastgesteld om eventuele no-show discussies of consumentenvragen direct na het bezoek af te kunnen handelen.

Na exact 30 dagen worden de identificeerbare gegevens van de gast automatisch en permanent geanonimiseerd. Anonieme omzet- en bezettingsstatistieken blijven behouden voor de wettelijke fiscale administratie van het restaurant.

4. Technische & Organisatorische Beveiligingsmaatregelen

Kaivo implementeert moderne en bewezen beveiligingsmaatregelen ter bescherming van restaurantdata:

Strikte Restaurant-Isolatie: Volledige scheiding van data tussen verschillende restaurants op databaseniveau. Een restaurant kan nooit gegevens van een andere aangesloten zaak inzien.
Moderne Versleuteling: Beveiligde HTTPS/TLS-transportversleuteling en sterke AES-256 encryptie voor gevoelige gastgegevens en medische allergieën.
Account- & Toegangsbeveiliging: Veilige wachtwoord-hashing, bescherming tegen brute-force aanvallen en automatische sessietime-outs.
Lokale & Tracking-vrije Assets: Lettertypes en iconen worden lokaal gehost zonder externe trackers, advertentienetwerken of data-uitwisseling met derden.

5. Subverwerkers

Kaivo maakt uitsluitend gebruik van betrouwbare infrastructuurpartners binnen de Europese Economische Ruimte (EER) of onder erkende gegevensbeschermingskaders (zoals gecertificeerde cloudhosting en optionele e-maildiensten).

6. Beveiligingsincidenten & Rechten van Betrokkenen

Bij een eventueel beveiligingsincident dat impact heeft op gegevens van het restaurant, stelt Kaivo de beheerder hiervan zonder onredelijke vertraging op de hoogte. Kaivo biedt tevens ingebouwde export- en verwijderfunctionaliteit om verzoeken van gasten direct in te willigen.

Contact & Vragen

Heeft u juridische vragen over deze verwerkersovereenkomst of gegevensbescherming? Neem contact op via privacy@joinkaivo.com.